Strumenti personali e collaborativi
Ogni utente può organizzare il proprio lavoro grazie a strumenti che agevolano sia la singola persona che il lavoro in team.
Todo
- Descrizione e funzionalità.
I todo sono uno strumento molto versatile per prendere nota di attività che devono essere eseguite, siano esse lavorative o personali: a questi può anche essere associata una data di esecuzione ed una priorità.
Una checklist di micro attività (task) può essere abbinata ad ogni todo per meglio strutturare il lavoro. La barra di avanzamento mostra in tempo reale lo stato di completamento dei task. E' inoltre possibile impostare dei promemoria per l'invio di notifiche in prossimità della scadenza.
I todo si possono associare ai progetti: come conseguenza, nella scheda progetto sarà presente un box dei todo di tutto il team che li potrà consultare raggiungendo un apposito elenco.
L'interfaccia in stile "bacheca" fornisce un quadro completo dei todo definiti. Se visualizzata per priorità, i todo vengono suddivisi in 3 colonne indicanti rispettivamente la priorità alta, media o bassa. Tramite semplici operazioni di trascinamento è possibile riordinare i todo o modificarne la priorità spostandoli da una colonna all'altra.
Se visualizzata per data, allo stesso modo, i todo vengono suddivisi nelle 3 colonne "Scaduti", "Di oggi" e "Futuri". In questo caso è sempre possibile riordinare i todo all'interno delle colonne ed eventualmente "attualizzarli" alla data odierna, spostandoli nella colonna "Di Oggi".
La bacheca non è l'unico modo per consultare i todo: essi possono essere infatti consultati anche tramite il calendario, l'agenda e tramite elenchi dedicati che permettono di effettuare ricerche grazie ai potenti filtri.
Appuntamenti
Un altro strumento molto utile è costituito dagli appuntamenti, che trovano il loro punto di forza nel calendario.
Una mail notificherà ogni partecipante all'appuntamento della schedulazione del meeting. I partecipanti possono poi indicare la loro disponibilità.
Come per i todo, anche per gli appuntamenti è possibile definire dei promemoria di notifica in prossimità della scadenza.
Gli appuntamenti si possono associare ai progetti, ed oltre che nel calendario, che dà una vista focalizzata sull'utente, nella scheda progetto un’area dedicata mostrerà gli appuntamenti sia sotto forma di notifiche se imminenti, che sotto forma di archivio se sono passati.
Rubrica contatti
- Descrizione e funzionalità.
Il modulo software consente di gestire una rubrica di contatti personali ed aziendali. Si possono registrare sia persone che esercizi. Impostando il contatto a condiviso, la persona o esercizio saranno consultabili da tutti gli utenti di sistema. I contatti possono essere indicati nel progetto nell'area “Referenti” completando l'informazione sulle persone coinvolte nella commessa.
A differenza della anagrafiche persone di sistema che possono essere definite solo dal ruolo di amministratore, il contatto può essere definito da qualsiasi utente di sistema, indipendentemente dai ruoli che possiede.
Nella rubrica dei contatti personali si ha la possibilità di registrare dettagliate informazioni come il ruolo professionale o la data di nascita, il recapito personale ed aziendale, descrizione, note e foto della persona. Inoltre il contatto è associabile ad aziende già inserite a sistema (clienti, fornitori, ecc).
Un’area personale dei “contatti preferiti” permette all’utente di raggiungere quelli utilizzati più frequentemente o che vuole avere maggiormente in evidenza.
Kanban
- Descrizione e funzionalità.
Il modulo che implementa la modalità Kanban è uno strumento molto versatile che permette di organizzare e suddividere il lavoro in singoli task indipendenti che possono essere presi in carico in autonomia dai partecipanti al team di progetto.
Si tratta in sostanza di una bacheca suddivisa in più colonne, ognuna delle quali costituisce un particolare stato di lavorazione di un task. Ogni task costituisce una parte di lavoro che può essere realizzato indipendentemente dagli altri.
Il software di gestione progetti e attività permette di creare Kanban legati a interi progetti o a singoli moduli WBS, come pure Kanban indipendenti slegati dai progetti.
I kanban sono strumenti collaborativi: ogni partecipante può prendere in carico in autonomia i task definiti. Questa operazione viene immediatamente recepita da tutti i partecipanti collegati al kanban.
Chat
I canali attivabili sono:
- diretto con un singolo collega
- a livello di progetto con tutti i membri del team
- a livello di kanban con tutti i partecipanti del Kanban