Timesheet e calendario risorse
- Descrizione e funzionalità.
Rendicontare e consuntivare le proprie attività lavorative è molto semplice grazie a diversi strumenti offerti dal modulo applicativo integrato nel software di gestione progetti.
Timesheet, il calendario integrato o l'agenda personale è un tool che renderà possibile, con pochi click, di pianificare rendicontare o consuntivare un'attività lavorativa in un giorno e ora precisi.
La definizione dell'attività lavorativa permette di indicare:
- il progetto;
- l'attività della WBS di progetto collegata;
- il tipo di attività svolta, definita dinamicamente nel sistema a seconda delle esigenze aziendali;
- l'orario;
- l'intervallo della pausa pranzo;
- il luogo di svolgimento dell'attività;
- la descrizione dell'attività lavorativa svolta.
Il timesheet, il calendario e l'agenda permettono di interagire con le attività pianificate in maniera molto semplice: è ad esempio possibile aumentare o ridurre la durata delle attività, modificare la data e l'ora di inizio, duplicare le attività con semplici operazioni.
Le viste delle attività presenti nel calendario possono essere presentate in modi differenti:
- vista settimanale
- vista mensile
- vista giornaliera
- vista mensile ad agenda.
Semplici tab di navigazione sono disponibili e accessibili con diverse viste preimpostate e nel timesheet le attività sono presentate sotto forma di dettaglio attraverso:
- attività da rendicontare
- attività in approvazione
- attività pianificate
- attività del mese
- attività del mese precedente
- tutte le mie attività con motore di ricerca avanzato integrato.
Lo stato di lavorazione per ogni attività, pianificata, rendicontata o consuntivata è indicato ed evidenziato tramite un colore e un'icona.
I possibili stati sono:
- Pianificata, nel caso di attività futura
- Rendicontata, nel caso di attività passata, ma non confermata
- Confermata, per le attività che sono state validate dall'utente che ha svolto il lavoro
- Approvata, per le attività che sono state validate dal responsabile dell'utente inseritore
I Todo e gli Appuntamenti gestiscono vari tipi di eventi e sono consuntivabili tramite lo strumento calendario e lo strumento agenda.
Sono inoltre presenti funzionalità di esportazione in formato iCal degli eventi e delle attività.
- Monitoraggio attività.
La valutazione analitica del lavoro è più efficace se il sistema mette a disposizione strumenti pensati specificatamente a questo scopo; così il calendario permette di inserire le attività in modo molto semplice e veloce,
Una serie di report analitici sono messi a disposizione dal software di gestione progetti che permette di visualizzare in maniera più dettagliata le attività svolte.
Il singolo membro del team che il Project Manager hanno la possibilità di usare questi report che possono essere utili. In ogni report è presente un potente motore di ricerca dedicato, che permette di filtrare le attività secondo sofisticati criteri, mantenendo comunque la semplicità di utilizzo.
I report base permettono di avere delle viste differenti sulle attività svolte, ad esempio:
- Dettaglio attività per persona
- Dettaglio attività per progetto
- Dettaglio attività per cliente
A partire da queste viste base è possibile rielaborare i dati in modo da ottenere le informazioni desiderate.
- WF approvativo.
TeraNet T-PPM implementa anche un workflow di approvazione delle attività consuntivate dagli utenti. Tramite questo processo le attività passeranno al vaglio del responsabile di progetto prima di essere approvate.
Il processo di approvazione delle attività può avvenire in diversi modi, per dare la possibilità di scegliere la modalità che più si avvicina alle esigenze aziendali o degli utenti responsabili:
- Massivamente per persona
- Massivamente per progetto
- Massivamente per sede
- Massivamente per Dipartimento/Business Unit
- Massivamente per periodo temporale
- Massivamente per tutte le attività da approvare
- Singola attività persona
- Singola attività per progetto
- Singola attività per periodo temporale