Project Portfolio Management
- Struttura.
Ogni commessa o progetto è definito a partire da una serie di dati principali e classificazioni che permettono di contestualizzarne l'ambito.
La creazione della W.B.S. (Work Breakdown Structure) di progetto (scomposizione grafica di un progetto) rende il progetto e la commessa dettagliato analiticamente.Un team di persone può essere assegnato al progetto o alla commessa e potrà consuntivare le attività lavorative svolte.
Il Project Manager, tramite il diagramma di Gantt potrà pianificare lo svolgimento del progetto in termini di tempi e di risorse, indicando le eventuali dipendenze tra i work package, le milestones (indica la distanza mancante al punto di interesse più vicino), e pianificando le attività lavorative di ogni membro del team.
Un'unico dashboard (pannello) rende facile l’accesso a tutte le informazioni relative alla commessa o progetto e così il Project Manager può gestire in modo fluido ed integrato il progetto. Numerosi grafici e report riportano lo stato in tempo reale delle attività, dei costi e ricavi e molto altro.
Un'organizzazione gerarchica dei ruoli applicativi regola l'accesso ai progetti, alle loro informazioni e alle principali funzionalità è regolato da un sistema di permessi di accesso.
- Classificazioni delle informazioni dei progetti e delle commesse.
La soluzione software di Project Portfolio permette di classificare i progetti e le commesse in base alle esigenze e alla natura del progetto stesso. Le informazioni strutturate permettono di eseguire analisi aggregate o di dettaglio. E' ad esempio possibile:
- Distinguere tra progetti e commesse a valore, ossia che prevedono un ciclo di fatturazione attiva, come la commessa di un cliente, e progetti interni. Questi ultimi possono essere ad esempio progetti di ricerca, di formazione interna, o progetti trasversali in cui consuntivare le attività lavorative interne.
- Indicare il cliente*. Per i progetti e le commesse interne, il cliente sarà l'azienda stessa.
- Determinare la competenza e classificare il progetto per: area, tipologia di progetto, business unit, divisione o dipartimento, sede aziendale, priorità.
- Indicare se il progetto è extra team, ossia è consuntivabile da tutti indipendentemente che facciano parte o meno del team.
- Indicare lo stato: uno stato aperto permette la completa operatività sul progetto. I progetti sospesi non possono essere pianificati, né tantomeno è possibile consuntivare attività lavorative. Infine, i progetti in stato chiuso possono solamente essere consultati, è non è più possibile intervenire con modifiche, pianificazioni o consuntivazioni. Per i ruoli amministrativi è sempre disponibile la funzionalità di riapertura del progetto.
Al progetto o alla commessa vanno indicate le date di partenza, fine prevista e di termine effettivo del progetto; la descrizione; le note; i giorni totali stimati, il budget sia in termini di ricavi e costi, ed il consuntivo effettivo dei ricavi e costi.
E’ possibile indicare anche un progetto/commessa padre oltre alle informazioni strutturate che permettono di raggruppare il progetto e la commessa sotto vari aspetti,. Questo consente di gestire ad esempio evolutive, di suddividere in sotto-progetti progetti complessi e articolati per avere maggiore controllo sulla loro realizzazione, o gestire un programma dei progetti.
Un dashboard generale per questi progetti è disponibile dando una visione di insieme e permette di vedere i dati accorpati come se fossero un unico progetto a livello di costi e tempi impiegati.
- In base alle tue esigenze.
Il software di gestione di progetti è adatto per gestire progetti di grandi e piccole dimensioni.
Il software può essere arricchito con funzionalità aggiuntive in base alle necessità. Le informazioni associate ai moduli aggiuntivi saranno sempre presenti nella scheda progetto. Ad esempio, se si attiva il modulo Kanban per la gestione dei task operativi di progetto, nel dashboard sarà presente anche l'omonima area in cui saranno mostrati tutti i kanban del progetto con sintesi sullo stato dei task.
L’applicativo permette di gestire i progetti e le commesse secondo il tradizionale modello Waterfall, in modalità Agile oppure in modalità ibrida. È ad esempio possibile pianificare il progetto e le risorse tramite Gantt, per poi realizzarlo organizzando e suddividendo le attività lavorative in task di un Kanban.